Polityka prywatności
1. Wstęp – kto jest administratorem Twoich danych?
Ochrona prywatności i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych to dla nas priorytet. Administratorem Twoich danych osobowych jest związek stowarzyszeń: Wspólnota Robocza Związków Organizacji Społecznych (WRZOS) z siedzibą w ul. Oleandrów 6,00-629 Warszawa, NIP: 8992358794, KRS: 0000077353, REGON: 93216469700000
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami pisemnie na adres siedziby lub mailowo pod adresem: biuro@wrzos.org.pl.
2. Kiedy przetwarzamy Twoje dane, w jakim celu i na jakiej podstawie?
Podejmujemy działania w wielu obszarach statutowych, dlatego cel i podstawa przetwarzania zależą od tego, w jakiej relacji pozostajemy.
A. Kiedy uczestniczysz w naszych projektach, szkoleniach, konferencjach lub akcjach
- Cel: Rejestracja, organizacja wydarzenia, bieżący kontakt organizacyjny, a także rozliczenie projektów (często współfinansowanych ze środków publicznych lub zewnętrznych grantów).
- Zakres danych: Najczęściej imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa reprezentowanej organizacji, informacje o specjalnych potrzebach (np. dostępność).
- Podstawa prawna: Wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), nasze obowiązki prawne i sprawozdawcze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes, np. udokumentowanie wydarzenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
B. Kiedy jesteś przedstawicielem organizacji członkowskiej, naszym kontrahentem lub partnerem
- Cel: Utrzymywanie relacji, realizacja wspólnych przedsięwzięć, zawieranie i wykonywanie umów oraz rozliczenia księgowo-podatkowe.
- Zakres danych: Imię i nazwisko, stanowisko/funkcja, dane kontaktowe (e-mail, telefon), dane organizacji.
- Podstawa prawna: Realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki nałożone przez prawo (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w postaci budowania relacji i sieci współpracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
C. Kiedy chcesz być na bieżąco (komunikacja i newsletter)
- Cel: Przesyłanie informacji o naszych działaniach, nowych inicjatywach, stanowiskach WRZOS i zaproszeniach na wydarzenia.
- Zakres danych: np. adres e-mail, imię i nazwisko organizacja.
- Podstawa prawna: Twoja dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie.
3. Kto ma dostęp do Twoich danych?
Dostęp do Twoich danych mają wyłącznie nasi odpowiednio upoważnieni pracownicy i współpracownicy. W niezbędnym zakresie udostępniamy dane również sprawdzonym podmiotom zewnętrznym, które wspierają nas w działalności. Należą do nich:
- zewnętrzne biuro księgowe,
- dostawcy narzędzi informatycznych (np. systemy pocztowe, wirtualne dyski, platformy do webinarów),
- podmioty współfinansujące i audytujące nasze projekty (np. ministerstwa, instytucje europejskie – w celach kontrolnych i rozliczeniowych).
Stosujemy odpowiednie umowy powierzenia, aby zagwarantować bezpieczeństwo Twoich danych. Jeśli korzystamy z dostawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), upewniamy się, że zapewniają oni odpowiednie standardy ochrony.
4. Jak długo przechowujemy Twoje dane?
Przetwarzamy informacje tylko tak długo, jak to niezbędne:
- Dane związane z projektami dofinansowanymi: Przez okres wskazany w wytycznych danego programu.
- Dane z umów cywilnoprawnych i księgowe: Przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (wymogi prawa).
- Dane przetwarzane na podstawie zgody: Do czasu zrealizowania celu lub do momentu jej wycofania. W szczególnych przypadkach okres ten może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń.
5. Jakie masz prawa?
W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa (aby z nich skorzystać, napisz na nasz adres e-mail, w tytule wpisując „Żądanie RODO”):
- Prawo dostępu: Możesz zapytać, czy i jak przetwarzamy Twoje dane oraz otrzymać ich kopię.
- Prawo do sprostowania: Możesz żądać poprawienia danych, jeśli są błędne lub nieaktualne.
- Prawo do usunięcia (bycia zapomnianym): W określonych sytuacjach (np. gdy cofniesz zgodę, a nie mamy innej podstawy prawnej).
- Prawo do ograniczenia przetwarzania: Jeśli np. kwestionujesz prawidłowość danych.
- Prawo do przenoszenia danych: W odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany.
- Prawo do sprzeciwu: Wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
- Cofnięcie zgody: W każdym momencie, bez wpływu na to, co działo się przed jej cofnięciem.
Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeśli uznasz, że naruszamy zasady bezpieczeństwa danych.
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa
6. Pliki „cookies” – jak z nich korzystamy?
Na naszej stronie internetowej wykorzystujemy pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu). Pomagają nam one zapewnić sprawne funkcjonowanie strony oraz zrozumieć, jak użytkownicy z niej korzystają.
Wykorzystujemy:
- Cookies techniczne (niezbędne): Gwarantują prawidłowe działanie witryny (np. zapamiętanie Twoich preferencji dotyczących samych plików cookies).
- Cookies analityczne: Pozwalają na tworzenie statystyk (np. o liczbie wizyt, rodzaju przeglądarki). Dane te zbierane są zbiorczo i nie pozwalają na identyfikację konkretnej osoby.
Zawsze możesz zmienić ustawienia plików cookies w swojej przeglądarce internetowej – zablokować je lub usunąć. Pamiętaj jednak, że całkowite wyłączenie plików technicznych może wpłynąć na funkcjonalność strony.